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PDFが好まれる理由。

time 2017/08/21

PDFが好まれる理由。

本日の写真【スマートアラーム】絶対忘れられないタスク管理に最適です。
どーも@aitanpapaです。

最近はメールの添付ファイルにpdfが増えてきましたよね。

僕もセミナーの申し込み。
アンケート回答。
等々で頻繁にpdfを使用します。

以前紹介したように、ワードやExcelで作成した資料についても
pdf化することが多いです。

なぜpdfが好まれるか?

なぜこのpdfというファイル形式が好まれるのでしょうか?
少し自分なりに考えてみました。

まず、pdfとは
Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)
の略です。

最大のメリットは、印刷してて渡さなくても済むといることだと思います。
つまり、印刷したのと同じように変換できる。
これが一番のメリットではないでしょうか?

日本のビジネス文化は紙に溢れている。

申請書作成などで日々思っていることなんですが
本当に紙での提出書類が多いです。

紙で提出すると言うことは
大体において、控えも紙で保管しておく。
と言うことになります。

紙は実態があります。
日本人の性格上や歴史的背景、文化などから紙が好まれるのでしょう。

少し、話がそれましたがpdfは、紙に近い方法で電子化できるので
好まれる。そう言うことなのではないでしょうか?

情報の固定化

また、pdfには作成された情報を固定化できる。
というメリットもあると思います。

簡単に変更できないと言うことです。
固定化した情報を電子メールまたは、ダウンロード。
印刷して記載事項を書き入れて提出。
※僕は印刷する前に書き入れてメール ファックスを送ることが多いです。

こんな流れでやり取りする人は多いのではないでしょうか?

僕の使い方

印刷するのと同じように管理できる。
そう言うメリットがあるんですよね。
と言うことは逆をすることにもメリットが出ます。

つまり、印刷された物を電子化すると言うことです。

皆さんのオフィスにはプリンターはありますか?
僕のオフィスには、エプソンのスマートチャージのプリンター
があります。

あるメーカーからこちらのメーカーに変更することによって
大幅な経費削減(年100万程度)をすることができました。

まあ、それは今回はいいとして
リースで借りているプリンターには
スキャナーの機能が付属されていることが多いです。

わからなければ、導入業者またはサポートセンターに聞いて
みるといいでしょう。(プリンター業界は結構サポートは充実しています。)

僕は、このスキャナーで書類を読み取ることが多いです。
そして、pdfにキーボードで必要事項を書き入れて
新聞の整理ボックスに積み重ねて、後でまとめて捨てる。

これをすると本当にデスク周りがスッキリする。
スッキリするとストレスも減ります。

電子化されたpdfは、例えば研修案内はGoogleドライブにあげて
Googleカレンダーに添付すれば、いつでも予定を詳細に確認できます。
持ち歩かなくてもいい。

この流れを作ると本当に荷物が減ります。
過去を振り返ることだってできます。


 
【編集後記】
昨日は,連休明けの仕事でした。職場の問題に関して責任者の人たちと話し合いを
しました。PDCAで考えればなんとか解決の軌道に乗せられそうです。
これからも話し合いを重ねていきます。

真ん中の子が「dvd」と言えるようになってきています。
一生懸命にアンパンマンをdvdでレンタルした。
と伝えるのが可愛いです。僕は未だに「ビデオ」と行ってしまいますが・・・・・

宇都宮ハーフマラソンまで後、90日。

現在体重 65.3Kg

僕は紙の書籍の他に、オーディオブックもオススメしています。
お気に入りのオーディオブックはこちら
FeBe

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プロフィール

aitanpapa
アラフォーの3人子持ち。

36歳の時に、読書を開始し、自分で獲得する知識に、目覚める。

非効率な福祉業界の、生産性を高めるのが目標。

Mac Excel 仕事術など誰もが、
わかりやすいように伝えていきたい。

保有資格
介護支援専門員(ケアマネジャー)
大型免許(笑)
第一種衛生管理者

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