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仕事の洪水にどう対処するか?

time 2017/09/08

仕事の洪水にどう対処するか?

本日の写真【PDFと格闘中です。】
どーも@aitanpapaです。

以前僕がチェックリストを使って、仕事のタスクの整理をしているのを紹介させていただきました。


しかし、タスクは増えていくものです。
今回は、僕がどのように溢れるタスクに対処しているか?
紹介したいと思います。

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処理するより、増えるほうのが早い。

仕事は、処理するより増える方が早いです。
いちいちチェックリストに書いていたりしていたら
いくら時間があっても足りません。

じゃあどうするの?っていったら
メモ帳です。そこにとりあえず書いちゃえばいい。

メモ帳はもっとも起動時間の早いデバイスです。
適切なサイズを選べばポケットに入れて携帯できます。

書き方も自由。
だから僕はささっと書いて緊急性がない限り放っておきます。

場合によっちゃ「さっきのやっぱりいいや。」
なんてこともありますからね。

これで増えるのを防止できます。

オープンリストという考え方。

以前紹介したチェックリスト(Googlekeep)は定時業務のリストと
色々なタスクを集めるチェックリストとして活用しています。

定時業務の方は、あまり増えにくいのですが
集める方のリストは、どんどん増えていきます。

リストをみると。あまりの多さに「うわ〜。」っとなってしまう訳です。
このようなリストをオープンリストというらしいです。

だから僕は、業務終了間際にしかチェックリスト(Googlekeep)を
みないようにしています。精神的に悪いですから。

業務終了間際にすること。

先ほど行ったように、オープンリストを開けます。
メモ帳に書いたことで本当にすべきことを加えます。
そして、明日すべきことのみ抜き出します。

もし、余裕があるようであれば次の日でも良いタスクを書きますが
タスクの個数を5つに制限します。
明日すべきことに集中するためです。

クローズリストという考え方。

クローズリストとは「途中で追加のされないリスト。」
だということです。

本当にすべきことが書かれています。
基本的に追加はありません。

このクローズリストを使うと本当に集中できます。

今のタスク管理ツールの弱点。

それは、先が見えすぎてしまうことです。

先が見えすぎてしまうということは、人を不安にさせます。
不安はタスクの処理の順番を、狂わせる可能性があります。

そして本当にすべきことが出来なくなってしまう訳です。
だから、クローズリストを使って「あえて先をみない。」という発想が必要なのだと思います。

今すべきことをする。
当たり前ですが、重要なことですよね。


 
【編集後記】
昨日は,初ハーフマラソンまでもう少しで2ヶ月を切りそうなので
で朝足のトレーニングを中心に行いました。
最近長い距離は走れていないので、少し心配です。

今日は、午前中は家で仕事の予定です。
午後は、保険屋さんがきて現状の保険の把握、見直しを検討します。

宇都宮ハーフマラソンまで後、 72日。

現在体重66.2 Kg

僕は紙の書籍の他に、オーディオブックもオススメしています。
お気に入りのオーディオブックはこちら
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プロフィール

aitanpapa
アラフォーの3人子持ち。

36歳の時に、読書を開始し、自分で獲得する知識に、目覚める。

非効率な福祉業界の、生産性を高めるのが目標。

Mac Excel 仕事術など誰もが、
わかりやすいように伝えていきたい。

保有資格
介護支援専門員(ケアマネジャー)
大型免許(笑)
第一種衛生管理者

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