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ライフハック 仕事術 エクセルをわかりやすく紹介。

Excelスキルの低い人に、ツールを使ってもらう。1

time 2018/08/29

Excelスキルの低い人に、ツールを使ってもらう。1

本日の写真【我が家に来たゾロ】早速子供たちに、やられてしまったようです。
どーも@aitanpapaです。

僕は、職場の業務をExcelで効率化しています。

これは、僕のような子育て中の長時間労働禁止の人ができる。

解決策だと思っています。

何せ『自分のいないところでも働いてくれている。』わけですから。

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Excelスキルの低い人

しかし、自分以外の人にExcelのシートを使ってもらうにあたって

ハードルとなるのが・・・

使ってもらう人のExcelスキルが一定ではない。

という問題があります。

そんな人たちにどのように使ってもらうのか・・・

これは大きな問題です。

今回は、業務を改善している僕の感想とあわせて、考えていきたいと思います。

解決策:わかりやすくする。

これは、当たり前ですね。

間違いが起きないように、視覚的にわかりやすくするわけですね。

フォームやメッセージの表示を使って

これは、書籍やネットで見られる一般的な解決策ですね。

解決策:ロックする。シートを用途別にする。

スキルのない人は、知識がない分余計なことをしない人もいますが

自分で使いやすいように?

勝手に改造してしまう人もいます。

でも開発した人からすると

『ここはいじらないでほしい。』

というところってありますよね。

そういうところにはロックをかけます。

この辺は常識レベルだと思います。

でもそれが常に、スキルの低い多数の人が作業する部分と混在していたら

どうなるでしょうか?

自分のロックし忘れなどでどんどん改造されてしまいます。

なので・・・

シートを用途別にするのが有効です。

僕の場合

入力するシート

データを格納するシート

入力するための情報が入ったシート

出力するシート

と分けてシートを作っています。

こうすることによってスキルの低い人は、普段入力するシートしかいじることはありません。

そうすることによって

迷わない。

壊されない。

というメリットが生まれるわけです。

この考え方は以前から僕の中にぼんやりあったわけですが

現在受けているオンラインセミナーで明確になりました。

まだまだ対策はあると思いますが、スキルの低い人に使ってもらえなければ

本当の意味での効率化になりません。

次回はもう少し掘り下げて

対策を語りたいと思います。


 
【編集後記】
 今日は、涼しくていい陽気でした。
最近出かけていない気がします。夏もそろそろ
終わり、子供たちと思い出作りしたいですね。

現在体重 69.1Kg
那須塩原ハーフマラソンまで後、66日。
新年から今日まで, 240日経過。

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プロフィール

aitanpapa
アラフォーの3人子持ち。

36歳の時に、読書を開始し、自分で獲得する知識に、目覚める。

非効率な福祉業界の、生産性を高めるのが目標。

Mac Excel 仕事術など誰もが、
わかりやすいように伝えていきたい。

保有資格
介護支援専門員(ケアマネジャー)
大型免許(笑)
第一種衛生管理者

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